Ukryte koszty obsługi informatycznej firm

Outsourcing IT jest popularnym sposobem na obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności. Jednak może on również wiązać się z ukrytymi kosztami. Jeśli myślisz o outsourcingu działu IT, oto kilka rzeczy do rozważenia. Po pierwsze, upewnij się, aby uzyskać firmę, która oferuje wysokiej jakości usługi. Po drugie, musisz dowiedzieć się, co będziesz outsourcować.

Koszty

Firmy zajmujące się outsourcingiem IT mogą pomóc firmie zredukować koszty i czas, co jest ważne, gdy rozwija ona duże projekty. Outsourcing pozwala również firmom na wykorzystanie strategicznej wiedzy technologicznej. Ponadto, outsourcing może pomóc firmie zaoszczędzić pieniądze na przyszłe działania. Niektóre firmy decydują się na outsourcing IT, ponieważ ich wewnętrzny dział IT jest przeciążony i nie może poradzić sobie z pracą. Koszty mogą się różnić w zależności od zakresu projektu, wymaganych umiejętności i dostępności wykwalifikowanych zasobów.

Dobrym sposobem na obniżenie kosztów obsługi IT dla firm jest zastosowanie modelu pay-as-you-go. Ten model cenowy pomaga firmom rozłożyć koszty projektu na różne obszary działalności i uniknąć dużych kosztów z góry. Pozwala również firmom lepiej zaplanować budżet i uniknąć płatności z zaskoczenia.

Pomimo korzyści płynących z outsourcingu IT, firmy powinny być również świadome jego ukrytych kosztów. Koszty te są często trudne do zidentyfikowania, ponieważ dostawcy usług nie są zobowiązani do ich ujawnienia. Firmy outsourcingowe powinny upewnić się, że role zatrzymanego personelu nie są dublowane. Powinny również upewnić się, że role personelu wewnętrznego nie są powielane przez dostawców outsourcowanych.

Oprócz obniżenia kosztów operacyjnych, outsourcing IT może również poprawić pozycję konkurencyjną firmy. Na przykład firma IBM przebadała ostatnio 244 firmy i stwierdziła, że firmy, które zlecają na zewnątrz swoje operacje informatyczne, mają przewagę konkurencyjną nad firmami, które nie zlecają na zewnątrz. Firmie IBM udało się to osiągnąć dzięki obniżeniu kosztów przetwarzania roszczeń.

Outsourcing działu IT może również obniżyć koszty wewnętrzne poprzez wyeliminowanie awarii serwerów i innych problemów technologicznych. Zajęcie się problemami IT może również pomóc organizacjom zwiększyć elastyczność, zwinność i szybkość wprowadzania na rynek. Dzięki wyeliminowaniu tych problemów, firmy mogą skupić się na swoich podstawowych celach. Outsourcing zmniejsza również ryzyko związane z bezpieczeństwem IT, niezgodnością z przepisami i satysfakcją klienta.

Kolejną ważną kwestią przy outsourcingu jest rozwój oprogramowania. Firmy powinny jasno określić zakres i cele projektu. Na przykład, gdy zlecają opracowanie produktu, powinny przewidzieć koszty aktualizacji technologii w połowie projektu. Jednak takie uaktualnienia często nie są uwzględniane w umowie outsourcingowej.

Korzyści

Outsourcing obsługi IT dla firm do zewnętrznej firmy IT dla firm może być opłacalnym rozwiązaniem dla małych firm. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku małych firm, którym brakuje wiedzy informatycznej do opracowania i wdrożenia rozwiązań informatycznych we własnym zakresie. Usługi firm zewnętrznych w zakresie obsługi IT dla firm mogą pomóc tym firmom skoncentrować się na głównych funkcjach biznesowych, pozwalając zespołowi IT zająć się bardziej przyziemnymi i powtarzalnymi zadaniami.

Jedną z najbardziej znaczących korzyści z obsługi IT dla firm jest elastyczność, którą oferuje. Firmy, które zlecają obsługę informatyczną firm na zewnątrz, będą mogły kontrolować koszty i czas potrzebny na realizację projektu. Usługi outsourcingowe pomagają również firmom usprawnić swoje działy i skupić pracowników. Może to zmniejszyć koszty związane z zatrudnianiem informatyków we własnym zakresie i poprawić morale pracowników.

Jednak procesy outsourcingowe obejmujące wykorzystanie danych osobowych mogą narażać wrażliwe informacje na ryzyko. Powodem tego jest fakt, że motywacja firmy outsourcingowej lub freelancerów może różnić się od motywacji przedsiębiorstwa. Niektórzy mogą być motywowani przez zysk, a nie przez zadowolenie klienta. W rezultacie praca, którą dostarczają, może nie spełniać Twoich oczekiwań.

Kolejną ważną zaletą outsourcingu IT jest opłacalność projektu. W zależności od rodzaju projektu, usługi outsourcingowe mogą wynosić nawet kilkaset dolarów za godzinę. W przypadku mniejszych projektów wynajęcie zewnętrznego dostawcy usług może zaoszczędzić firmie setki tysięcy dolarów rocznie. W dużych, złożonych projektach niezbędny jest dedykowany zespół.

Outsourcing IT zapewnia również firmom dostęp do puli wysoko wykwalifikowanych zasobów. Specjaliści ci posiadają specjalistyczne przeszkolenie i znają specyficzne wymagania firm korzystających z outsourcingu. Firmy te są również znane z używania światowej klasy praktyk biznesowych. Ponadto, usługi outsourcingowe dla małych firm zapewniają również niższe koszty.

Ukryte koszty

Outsourcing ma wiele zalet, ale niesie ze sobą również ukryte koszty. Chociaż dostawcy usług mają niewielką motywację do ujawniania tych kosztów, bystrzy liderzy IT mogą pomóc firmom w zidentyfikowaniu tych pułapek i zapewnić, że ich umowy o outsourcingu IT są tak opłacalne, jak to tylko możliwe. Na przykład typowy kontrakt na outsourcing IT może obejmować odświeżanie oprogramowania i sprzętu co dwa lata. Jednak niektóre umowy nie zawierają klauzuli o odświeżaniu, a nieplanowane odświeżenie może kosztować nawet 2 000 USD na pracownika. Na przykład jedna z firm farmaceutycznych założyła, że jej usługodawca zapłaci za to odświeżenie, a skończyło się na tym, że sama musiała znaleźć 20 milionów dolarów.

Oprócz tych oczywistych kosztów, outsourcing IT może wiązać się z innymi ukrytymi kosztami, w tym z dopasowaniem kulturowym i barierami komunikacyjnymi. Lokalizacja zespołu outsourcingowego jest jedną z najważniejszych kwestii przy rozważaniu outsourcingu, ponieważ odległość geograficzna może utrudnić komunikację z nim i zwiększyć ogólne koszty. Ponadto dostawca IT, który nie jest elastyczny w zakresie skalowania w górę lub w dół w zależności od potrzeb firmy, może stwarzać problemy.

Te ukryte koszty nie zawsze są widoczne od razu, ale ujawniają się z czasem. Mogą one skutkować utraconymi możliwościami lub rzeczywistymi wydatkami, które mogą zrównoważyć korzyści, jakie oferuje zaangażowanie w outsourcing. Firmy muszą zrozumieć, w jaki sposób te koszty są ukryte, aby móc właściwie ocenić potencjalną wartość partnerstwa outsourcingowego. Jednak te ukryte koszty nie powinny zniechęcać firmy do korzystania z outsourcingu IT.

Innym ukrytym kosztem związanym z outsourcingiem IT jest potencjalne zjawisko churn. W niektórych przypadkach firmy mogą być narażone na utratę doświadczenia kluczowych pracowników. Dodatkowo, brak danych i protokołów może spowodować kosztowne opóźnienia i churn. Ponadto nowe technologie mogą nie być dostępne, co może prowadzić do utraty możliwości.

Ponadto, wiele firm kończy się obciążeniem swojego wewnętrznego zespołu wieloma zadaniami. Oznacza to, że nie wykorzystują one w pełni swoich istniejących zasobów i marnują pieniądze na zasoby, które mogłyby być lepiej wydane gdzie indziej. Nazywa się to kosztem przyrostowym.

Wybór partnera outsourcingowego

Jak w przypadku każdej relacji biznesowej, kluczowy jest wybór partnera outsourcingu IT, który zna podstawowe wartości i kulturę firmy. Ważne jest również, aby wybrać kogoś, kto może płynnie przekształcić procesy biznesowe. Technologia sprawiła, że komunikowanie się z partnerem jest łatwiejsze niż kiedykolwiek, dlatego ważne jest, aby partner miał dostęp do tych samych narzędzi i technologii, których używasz. Właściwy partner outsourcingowy powinien również znać kulturę firmy oraz sposób, w jaki pracownicy współpracują i komunikują się w firmie.

Dobry partner outsourcingowy będzie w stanie dostarczyć Ci referencje, zarówno od swoich przeszłych, jak i obecnych klientów. Powinni być w stanie wykazać swoją zdolność do osiągnięcia Twoich celów. Jeśli to możliwe, wybierz partnera z historią sukcesu. Powinieneś również być w stanie zobaczyć, jak firma outsourcingowa reaguje na różne sytuacje.

Wybór partnera outsourcingowego IT dla Twojej firmy może być skomplikowanym procesem. Upewnij się, że Twój partner outsourcingowy rozumie Twoje potrzeby i zakres projektu. Powinien również być gotowy do ustanowienia preferowanych kanałów komunikacji i zaktualizowanej mapy drogowej celów firmy. Właściwy partner będzie miał zaangażowanie w pomoc w rozwoju Twojej firmy.

Jak każda decyzja biznesowa, wybór partnera outsourcingowego powinien być dokonany tylko po dokładnym zbadaniu i rozważeniu. Ważne jest, aby wybrać partnera z udokumentowanymi osiągnięciami i dobrą reputacją na rynku. Ważne jest również, aby rozważyć koszt partnera outsourcingowego. Koszt usług najwyższej jakości jest często droższy niż średnia. Powinieneś upewnić się, że otrzymujesz dobrą wartość za swoje pieniądze. Kiedy znajdziesz odpowiedniego partnera, będziesz w stanie zmniejszyć ryzyko związane z outsourcingiem i zapewnić sukces swojej firmie.

Outsourcing IT nie jest nową koncepcją. W rzeczywistości stał się on normą w organizacjach IT na całym świecie. Jednak wybór odpowiedniego partnera outsourcingowego dla Twojej firmy może być trudny. Najlepszym sposobem na znalezienie partnera outsourcingowego IT jest zadawanie pytań i ocena jego doświadczenia w branży. Należy również upewnić się, że oferuje on usługi wysokiej jakości, dysponuje odpowiednią technologią i zatrudnia wykwalifikowanych specjalistów.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]